Management by Objectives (MBO)
KONSEP MBO :
Adalah sebuah kesepakatan formal antara pimpinan dan bawahan dalam hal :
1. Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan (subordinates);
2. Perencanaan yang akan dilakukan
3. Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan
4. Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.
Diperkenalkan oleh Peter Drucker pada akhir tahun 1950
Dilaksanakan berdasarkan asumsi dasar, bahwa apa yang terjadi dilapangan
belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan. Pimpinan seringkali
lebih berfungsi dalam penetapan kebijakan, adapun yang bersifat teknis
biasanya dilakukan oleh bawahan.
Partisipasi aktif semua pihak dalam organisasi adalah kunci penting keberhasilan
pendekatan MBO dalam perencanaan organisasi.
LANGKAH-LANGKAH Management By Obyektives / Result :
I. TAHAP PERSIAPAN
1. Menyiapkan dokumen yang diperlukan, peraturan-peraturan ttg tupoksi
perpustakaan,
2. Menyiapkan data yang diperlukan, misalnya data pemustaka yang akan
dilayani.
II. TAHAP PENYUSUNAN
Mengaplikasikan 5 W + 1 H
1. Menjabarkan tugas pokok, fungsi dan rincian tugas perpustakaan, menjadi
kegiatan-kegiatan yang lebih kongkrit sehingga dapat diprogramkan dalam
rangka mencapai tujuan perpustakaan Visi – Misi organisasi
Perpustakaan..
WHAT, APA yang akan dikerjakan (Penjabaran TUPOKSI- Rincian tugasTujuan Perpustakaan) Visi – Misi
2. Menentukan hasil akhir yang ingin dicapai
Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat
diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi.
3. Merumuskan keadaan sekarang
4. Mengidentifikasi dan mengantisipasi masalah atau hambatan-hambatan
yang mungkin timbul dan kemudahan-kemudahan.
5. Menuliskan rancangan tujuan manajemen (MBO/S) dengan ketentuan
bahwa rencana tujuan itu :
1) Menyebutkan SIAPA [orang] atau Unit Kerja yang bertanggung jawab
atas pencapaiannya.
2) Menyebutkan kata kerja aktif yang menunjukkan KEGIATAN yang
dilakukan.
3) Menyebutkan HASIL yang realistis, bermanfaat, menantang, dan dapat
diukur.
4) Menyebutkan BATAS WAKTU yang pasti kapan hasil itu akan dicapai.
Secara singkat TUJUAN menguraikan SIAPA melakukan KEGIATAN APA
dengan HASIL terukur apa yang ingin dicapai serta KAPAN hasil itu akan
dicapai.
6. Menemui Pimpinan untuk berkonsultasi, berunding dan memperoleh
persetujuan tentang tujuan tsb.
7. Menyelesaikan rumusan, pengetikan dan pendokumentasian tujuan atau
sasaran-sasaran yang telah disetujui untuk pegangan bersama.
8. Menentukan alternatif-alternatif dan menetapkan satu alternatif yang
dipandang terbaik untuk mencapai tujuan atau sasaran tsb.
9. Menyusun program pelaksanaan untuk mencapai tujuan atau sasaransasaran itu. Di dalam program terlihat bagian-bagian seperti :
1) Jenis kegiatan dan tanggal mulai dan berakhirnya masing-masing
kegiatan
2) Jenis bahan-bahan dan alat yang diperlukan termasuk tanggal
pesanan/waktu penggunaan.
3) Tenaga yang diperlukan untuk berpartispasi
4) Tempat pelaksanaan kegiatan
5) Jenis latihan dan penelitian (survey) jika diperlukan
6) Batas waktu penyiapan biaya, alat, bahan dan tenaga
7) Alat-alat pengukur untuk monitor dan evaluasi keberhasilan
Rencana yang telah disusun, kemudian dituangkan ke dalam model matrix,
adaptasi dari Bagan Chart, yaitu model matrix yang merupakan suatu
jaringan kerja (network) atau urutan bidang garapan atau kegiatan dan
menunjukkan suatu pasangan kegiatan dengan sasaran, waktu, biaya,
III. TAHAP PELAKSANAAN (Implementasi)
Pengorganisasian, Pengarahan, Pemberian Motivasi Kerja
(Kepemimpinan), Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi
IV. TAHAP PENGENDALIAN, MONITOR, EVALUASI dan
PENYESUAIAN
Tahap Pengendalian Pelaksanaan Rencana :dimaksudkan untuk
menjamin tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana
melalui kegiatan : > Koreksi > Penyesuaian selama pelaksanaan rencana >
menganalisis hasil pemantauan.
Tahap Evaluasi Pelaksanaan Rencana : adalah bagian dari kegiatan
Penilaian Kinerja > yang diukur dengan : > Efesiensi > Efektivitas >
Kemanfaatan program > keberlanjutan program/kegiatan.
Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang
berupa DAMPAK DAN MANFAAT.
Dilaksanakan secara sistematis mengumpulkan dan menganilis data dan
informasi untuk menilai pencapaian sasaran, tujuan dan kinerja.
EVALUASI dilaksanakan berdasarkan indicator dan sasaran kinerja yang
tercantum dalam dokumen rencana, mencakup :
Masukan > Keluaran (Output) > Hasil (Result) > Manfaat (Benefit) .
Dampak (Impact)
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN RENCANA : rencana
yang efektif adalah dengan mencari dan menemukan secara cermat
jawaban terhadap enam pertanyaan, berikut ini :
1. What (Apa) apa yang akan dikerjakan ?,
• Permasalahan apa yang dihadapi ?
• Hasil akhir apa yang ingin dicapai ( sasaran ) ?
• Tindakan-tindakan apa yang perlu dikerjakan untuk mencapai sasaran
• Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mewujudkan hal itu ?
2. Where (Dimana) Dikaitkan dengan pemanfaatan lokasi tempat
kegiatan / pekerjaan akan berlangsung, perlu dipertimbangkan :
Efesiensi : pemanfatan tempat kerja / keagiatan semaksimal mung-kin,
tidak ada spasi yang mubazir;
Aksesabilitas : mudah dicapai oleh berbagai pihak dalam
penyelenggaraan kegiatan tersebut.
Kemudahan dalam menyediakan sarana dan prasaarana kerja yang
diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan tersebut;
Memperhitungkan tata ruang
Mempertimbangkan factor lingkungan masyarakat setempat, apakah
mendukung kegiatan tersebut atau tidak.
3. When (Kapan) : Kapan waktu yang tepat untuk bertindak atau
kegiatan akan dikerjakan, dan kapan harus selesai (priories waktu);
Jadi akan tergambarkan prioritas waktu tahapan untuk mengerjakan
kegiatan tersebut.
• Kemampuan untuk mengatur waktu yang tepat untuk melakukan hal-hal
tertentu (“sense of timing”) merupakan salah satu ciri penting seorang
pimpinan.
• Kemampuan memanfaatkan waktu berarti memiliki kemampuan
memanfaatkan peluang yang mungkin timbul.
4. How (Bagaimana) Bagaimana kegiatan tersebut akan
dikerjakan, pertanyaan ini menjawab tentang :
Teknik-teknik atau metoda / sisem pelaksanaan dan penyelesaian
kegiatan / tugas, serta prosedur kerja dalam mengerjakan atau
melaksanakan pekerjaan / kegiatan, hal ini diperguanakn untuk dijadikan
pedoman / pegangan oleh petugas operasional, agar produk / jasa yang
dihasilkan memenuhi persyaratan kuantitas dan kualitas hasil yang
ditetapkan.
Koordinasi, siapa melakukan apa, berhubungan dengan siapa, dalam hal
apa dan dan dalam bentuk apa hubungan itu dapat diwujudkan.
Bagaimana formalisasi aturan yang berlaku diterapkan dalam pelaksanaan
kerja / kegiatan tersebut.
5. Who (siapa) : ‘
siapa yang menjadi sasaran kegiatan tsb
siapa orang yang mampu untuk melaksanakan pekerjaan/kegiatan tsb dan
siapa orang yang terlibat dalam pelaksanaannya ?
Apa persyaratan kemampuan yang harus dipenuhi ? uraian pekerjaan
(job description).
Dengan demikian, dalam rencana dapat menggambarkan tentang pembagian
tugas, wewenang dan tanggung jawab pelakunya.
6. Why (Mengapa) menjawab pertanyaan untuk semua pertanyaan yang
dikemukakan, berusaha menemukan pembenaran yang meyakinkan terhadap
pertanyaan apa, dimana, bilamana, bagaimana, dan siapa.
Berusaha melihat secara teliti, apakah rencana tersebut terdapat
kelemahan-kelemahan atau tidak, misalnya ada hal-hal yang mesti-nya
tercantum tetapi tidak tercantum atau sebaliknya.
Apabila pertanyaan-pertanyaan tersebut dianalisa, maka dalam
perencanaan akan terkandung pemahaman akan kebutuhan yang
direncanakan, penetapan tujuan / sasaran yang akan dicapai, tahapantahapan kegiatan dan pendayagunaan sumber-submber daya serta
pengunaan waktu yang memungkinkan, bukan yang diangan-angankan.
http://undipku.wikispaces.com/file/view/MBO+(manajemen+perpustakaan)
0 komentar:
Posting Komentar